Закупка кофе для кофейни: как рассчитать объём и запас

Заказывать кофе, когда открыта последняя пачка, неудобно: приходится подстраивать работу под доставку. Покупать сразу на несколько месяцев тоже не всегда разумно — деньги уже потрачены, а реальный спрос может оказаться ниже прогноза. Объём закупки кофе для кофейни проще определить через три показателя: расход за день, время ожидания поставки и запас на случай задержки.

Ниже — расчёт для условной кофейни. Все цифры приведены для примера: их нужно заменить своими данными из кассы, рецептур и учёта зерна.

Сначала посчитайте зерно, которое действительно уходит за день

Количество чеков для этого не подходит. В одном чеке могут быть два капучино и десерт, в другом — только чай. Нужны продажи каждого кофейного напитка и масса сухого кофе по его рецептуре.

Расход на напитки, кг = сумма произведений «количество напитков × закладка кофе в граммах» ÷ 1000.

Если в вашем меню эспрессо, американо и капучино готовятся из одной закладки 18 г, для расчёта их можно объединить. Но большой напиток с дополнительной порцией, фильтр и декаф считайте отдельно. Объём стакана сам по себе ничего не говорит о расходе зерна. Значение 18 г здесь — условие примера, а не обязательная рецептура.

Не добавляйте к расходу случайные «стандартные 10%». Взвесьте остатки в начале и конце периода, учтите поступления и сопоставьте результат с продажами. Разницу разберите по причинам: настройка кофемолки, переделанные напитки, дегустации, кофе для команды, просыпанное зерно. Так появится собственная поправка, которую можно использовать в следующих заказах.

Для действующей кофейни возьмите несколько обычных недель. Праздничный выходной или день закрытия на ремонт лучше отметить отдельно. Если по субботам продажи заметно выше, считайте будущую неделю по дням, а не умножайте расход тихого понедельника на семь.

Разделите закупку по сортам и назначению

Общий объём 69 кг ещё не означает, что нужно заказать 69 кг одного кофе. Основная эспрессо-смесь, зерно для фильтра и кофе без кофеина расходуются с разной скоростью. Составьте отдельный расчёт для каждой позиции.

Зерновой кофе оптом для барной стойки и пачки для продажи гостям тоже учитывайте раздельно. Если за неделю вы продали восемь упаковок по 250 г, это ещё 2 кг к заказу соответствующего сорта. Эти пачки не входят в расход кофемашины.

Для небольшой позиции особенно важна фасовка: одинаковый запас в килограммах может означать три дня работы для основного бленда и несколько недель для дополнительного сорта. На оптовой странице MEOLLO представлены зерновой, молотый и ароматизированный кофе; нужный ассортимент и формат упаковки можно обсудить при подборе поставки.

При каком остатке пора отправлять новый заказ

Месячный расход нужен для планирования, но не отвечает на вопрос, когда писать поставщику. Для этого определите остаток, при котором пора оформлять следующий заказ.

Порог заказа = расход за время ожидания поставки + страховой запас.

Допустим, кофейня работает ежедневно и расходует 2,30 кг в день. От заявки до момента, когда новую партию можно использовать, проходит четыре дня. Ещё на два дня вы решили оставить резерв. Тогда порог заказа составит:

2,30 × (4 + 2) = 13,80 кг.

Когда доступный остаток приблизится к 13,8 кг, пора оформлять поставку. Ждать последней килограммовой пачки при таком графике уже поздно.

Четыре дня и двухдневный резерв — параметры этого примера, а не сроки или условия MEOLLO. В своём расчёте учитывайте подтверждение заявки, подготовку партии, перевозку и приёмку. Если после получения вы выдерживаете кофе перед использованием, этот период тоже входит во время ожидания. Рабочие дни поставщика и календарные дни работы кофейни могут различаться.

Размер резерва выбирайте по истории задержек и колебаниям продаж. Он должен покрывать понятную неопределённость. Если каждую неделю приходится расходовать его целиком, пересмотрите прогноз или график поставок.

Как определить размер очередной партии

Остаток для повторного заказа и размер новой партии — разные числа. В примере 13,8 кг подсказывают, когда отправить заявку. Чтобы определить, сколько покупать, посмотрите, сколько кофе останется к приёмке и на какой период должна хватить новая поставка.

Допустим, между поступлениями планируется семь дней. При ежедневном расходе 2,30 кг и резерве 4,60 кг целевой остаток сразу после приёмки — 2,30 × 7 + 4,60 = 20,70 кг.

Если на момент заказа есть 13,80 кг, за четыре дня ожидания уйдёт 9,20 кг. К приёмке останется 4,60 кг. Значит, нужно заказать 20,70 − 4,60 = 16,10 кг. При поставке только целыми килограммовыми пачками этот объём округляется вверх до 17 кг. Фактический дополнительный остаток учтите в следующем расчёте.

Если часть заказа уже в пути, не заказывайте её повторно. Проверьте количество, ожидаемую дату поступления и конкретный сорт. Основную смесь нельзя автоматически заменить запасом другого зерна, если замена не согласована для вашего меню.

Страховой запас не нужно заново прибавлять к каждой недельной закупке, когда он уже есть на полке. Вы восстанавливаете нужный уровень остатка, а не накапливаете дополнительный резерв после каждой доставки.

Что делать, если кофейня только открывается

До открытия точных данных о продажах нет. Подготовьте три сценария: спокойный старт, ожидаемый спрос и повышенную загрузку. Для каждого используйте одну и ту же таблицу, меняя количество напитков. Отдельно заложите зерно на настройку оборудования и обучение до первых продаж.

Пробные образцы помогают выбрать кофе, но не заменяют стартовую партию для работы. На странице «Кофе оптом» MEOLLO предусмотрена заявка на подбор и дегустацию. Сообщите, на каком оборудовании будете готовить напитки, что входит в меню и какой объём получился по вашему прогнозу.

После открытия записывайте фактический расход ежедневно. Как только накопятся данные по будням и выходным, пересчитайте следующую поставку. Первоначальный прогноз нужен для старта; держаться за него после появления реальных продаж незачем.

Три ошибки, из-за которых расчёт не сходится

• В остатке числится кофе, который нельзя использовать. Повреждённые упаковки, отложенное на проверку зерно и товар под уже принятые розничные заказы учитывайте отдельно.
• Запасы проверяют слишком редко. Порог заказа помогает только тогда, когда вы успеваете заметить его достижение. При ежедневном расходе сверяйте основной бленд ежедневно или включайте интервал между проверками в запас.
• Крупную партию берут ради скидки без плана расходования. Сначала проверьте, сколько времени займёт её использование, где она будет храниться и как изменится стоимость доставки. Более низкая цена за килограмм сама по себе не определяет подходящий объём заказа.

Для хранения и очерёдности использования пачек ориентируйтесь на маркировку производителя. Сам порядок хранения разобран в отдельном материале «Как правильно хранить кофе».

Что указать в заявке на кофе оптом для кофейни

Поставщику будет проще подготовить предложение, если вы сразу передадите город доставки, формат заведения, оборудование, нужные сорта, фасовку, расчётный месячный расход и желаемую дату первой поставки. Добавьте размер одной партии и частоту заказов: месячная потребность 69 кг и еженедельные поставки примерно по 16–17 кг — вполне совместимые условия.

В MEOLLO можно обратиться за оптовым прайсом, подбором кофе и согласованием доставки. Отправьте свой расчёт через оптовую страницу — так разговор начнётся с конкретной потребности кофейни.